RECHTLICHES

Muster für Kunden

Fassung 1.0 · Stand 2026-09-06
Diesen Text verwenden Sie in eigenem Namen gegenüber den Personen, die Sie in Ihr Portal einladen oder deren Daten Sie erheben. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind Sie, nicht Ellenberger Service. Ellenberger Service stellt das Muster ausschließlich als Arbeitshilfe bereit; es ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Die markierten Felder sind vor der Verwendung auszufüllen; streichen Sie, was auf Ihre Nutzung nicht zutrifft.

Datenschutzhinweise für das Portal

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Portal ist:
[Name des Verantwortlichen]
[Anschrift]
[Kontakt (E-Mail, Telefon)]
Datenschutzbeauftragter: [Datenschutzbeauftragter, falls bestellt]

2. Technischer Betrieb des Portals

Das Portal beruht auf der Anwendung EstateOS. Betrieben wird sie von Ellenberger Service, Inhaber Marc Ellenberger, Wertheimer Str. 25, 74736 Hardheim. Ellenberger Service verarbeitet die Daten des Portals ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Über einen entsprechenden Vertrag sind die Pflichten geregelt.
Ellenberger Service setzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter ein: die IONOS Cloud GmbH, Montabaur, für Server, Speicher und Sicherungen, die IONOS SE, Montabaur, für den Versand von E-Mails sowie die Go2 Rental Apartments GmbH, Heilbronn, für Unterstützung bei Einrichtung und Support. Die Verarbeitung der Daten des Portals findet in Deutschland statt. In der Anwendung selbst findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt; Ausnahmen bestehen für die Administration und Betriebsunterstützung der Plattform durch Ellenberger Service nach dem mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Bitte richten Sie Anfragen zu Ihren Daten an uns unter [Kontakt (E-Mail, Telefon)] und nicht an Ellenberger Service.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Portal, um

4. Rechtsgrundlagen

Wir stützen die Verarbeitung auf
Eine Einwilligung holen wir nur für Zusatzdienste ein, die über die Verwaltung des Vertragsverhältnisses hinausgehen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Kategorien der Daten

Je nach Ihrer Rolle verarbeiten wir:

6. Empfänger

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger können sein:

7. KI-Unterstützung

Wir setzen im Portal zwei KI-gestützte Funktionen ein. Der Nachrichtenassistent ordnet eingehende Nachrichten ein, fasst Sachverhalte zusammen und bereitet Antwortentwürfe vor. Der Terminvereinbarungsassistent schlägt Termine vor und unterstützt deren Abstimmung, etwa für Besichtigungen und Handwerkertermine. Weitere KI-Funktionen setzen wir nicht ein; insbesondere beantwortet kein Assistent frei gestellte Fragen zu unseren Daten. Die Ergebnisse sind Vorschläge; über Inhalt, Versand und Terminzusage entscheidet stets eine Person bei uns. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Nach Angaben des eingesetzten Anbieters werden Eingaben und Ausgaben nicht protokolliert, nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die zügige und einheitliche Bearbeitung Ihrer Anliegen.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses und anschließend so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Maßgeblich sind insbesondere die zehnjährige Frist für Buchungsbelege und Rechnungen (§ 147 AO, § 257 HGB), die sechsjährige Frist für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB) und die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).
Ihr Zugang zum Portal endet mit dem Ende des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses. Danach können Sie Dokumente nicht mehr selbst abrufen; bitte sichern Sie rechtzeitig, was Sie benötigen. Die Daten selbst bleiben nach den vorstehenden Fristen gespeichert und werden anschließend gelöscht.

9. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten ist für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben können wir das Vertragsverhältnis nicht durchführen. Die Nutzung des Portals selbst ist freiwillig; ohne Portalzugang erfolgt die Kommunikation auf den herkömmlichen Wegen.

10. Keine automatisierten Entscheidungen

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an [Kontakt (E-Mail, Telefon)].
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

12. Änderungen dieser Hinweise

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Maßgeblich ist die jeweils im Portal bereitgestellte Fassung.
Diesen Text verwenden Sie in eigenem Namen gegenüber den Personen, die Sie in Ihr Portal einladen oder deren Daten Sie erheben. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind Sie, nicht Ellenberger Service. Ellenberger Service stellt das Muster ausschließlich als Arbeitshilfe bereit; es ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Die markierten Felder sind vor der Verwendung auszufüllen; streichen Sie, was auf Ihre Nutzung nicht zutrifft.

Nutzungsbedingungen für das Portal

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter dieses Portals ist [Name des Verantwortlichen], [Anschrift], erreichbar unter [Kontakt (E-Mail, Telefon)] (nachfolgend „wir").
1.2 Diese Bedingungen gelten für die Nutzung des Portals durch die von uns eingeladenen Personen (nachfolgend „Nutzer"), insbesondere Mieter, Eigentümer, Beiräte und Dienstleister.
1.3 Das Portal beruht auf der Anwendung EstateOS. Technischer Betreiber ist Ellenberger Service, Inhaber Marc Ellenberger, Wertheimer Str. 25, 74736 Hardheim. Ellenberger Service ist nicht Vertragspartner des Nutzers und stellt die Anwendung ausschließlich uns gegenüber bereit. Ansprüche aus der Nutzung des Portals bestehen allein uns gegenüber.

2. Zugang

2.1 Der Zugang zum Portal wird ausschließlich auf Einladung vergeben. Eine eigenständige Registrierung ist nicht vorgesehen. Ein Anspruch auf Zugang besteht nicht.
2.2 Die Nutzung des Portals ist für den Nutzer unentgeltlich. Kosten der Internetverbindung und der eingesetzten Endgeräte trägt der Nutzer.
2.3 Der Zugang ist persönlich und nicht übertragbar.

3. Zugangsdaten

3.1 Der Nutzer hält seine Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter.
3.2 Besteht der Verdacht, dass Dritte Kenntnis von den Zugangsdaten erlangt haben oder das Konto missbräuchlich genutzt wird, informiert der Nutzer uns unverzüglich unter [Kontakt (E-Mail, Telefon)]. Wir sperren den Zugang in diesem Fall und richten neue Zugangsdaten ein.

4. Zulässige Nutzung

4.1 Das Portal dient der Abwicklung des zugrunde liegenden Miet-, Eigentums- oder Auftragsverhältnisses, insbesondere der Kommunikation, der Bereitstellung von Dokumenten, der Abgabe von Meldungen und der Einsicht in Abrechnungen und Beschlüsse.
4.2 Der Nutzer unterlässt es insbesondere,
4.3 Der Nutzer versichert, über die erforderlichen Rechte an den von ihm eingestellten Inhalten zu verfügen. Rechte an eingestellten Inhalten verbleiben beim Nutzer; wir nutzen sie nur im Rahmen des Portalzwecks.

5. Meldungen und Inhalte

5.1 Meldungen über Mängel und Schäden sollen den Sachverhalt zutreffend und vollständig beschreiben. Bilder dürfen nur eingestellt werden, soweit sie zur Beschreibung erforderlich sind; abgebildete Personen sind zu vermeiden.
5.2 Eine Meldung im Portal ersetzt keine Erklärung, die nach dem Gesetz oder nach dem zugrunde liegenden Vertrag einer bestimmten Form bedarf. Fristgebundene und formbedürftige Erklärungen sind auf dem dafür vorgesehenen Weg abzugeben.
5.3 Hinweise auf rechtswidrige Inhalte im Portal richten Sie an [Kontakt (E-Mail, Telefon)]. Wir bestätigen den Eingang, prüfen den Hinweis und teilen unsere Entscheidung mit. Betroffene Inhalte können wir bis zum Abschluss der Prüfung sperren.

6. Verfügbarkeit

6.1 Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des Portals, sagen eine bestimmte Verfügbarkeit jedoch nicht zu. Das Portal wird auf einer Plattform betrieben, für die uns gegenüber eine Verfügbarkeit von 99 Prozent im Monatsmittel zugesagt ist; geplante Wartungsarbeiten sind davon ausgenommen. Eine darüber hinausgehende Verfügbarkeit können wir nicht zusagen.
6.2 Wartungsarbeiten, Störungen und Weiterentwicklungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Geplante Wartungsarbeiten kündigen wir im Portal an, soweit dies möglich und zumutbar ist.

7. Haftung

Wir haften nach den gesetzlichen Vorschriften. Eine über das Gesetz hinausgehende Haftung wird nicht übernommen; eine Beschränkung der gesetzlichen Haftung erfolgt durch diese Bedingungen nicht.

8. Beendigung des Zugangs

8.1 Der Zugang endet mit dem Ende des zugrunde liegenden Miet-, Eigentums- oder Auftragsverhältnisses, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
8.2 Der Nutzer kann jederzeit in Textform verlangen, dass sein Zugang deaktiviert wird. Die gesetzlichen Pflichten aus dem zugrunde liegenden Vertragsverhältnis bleiben unberührt.
8.3 Bei einem erheblichen oder wiederholten Verstoß gegen Ziffer 4 sowie zur Abwehr einer akuten Gefahr für die Sicherheit des Portals können wir den Zugang vorübergehend einschränken oder beenden. Wir teilen dem Nutzer den Grund mit.
8.4 Der Nutzer sichert Dokumente, die er benötigt, rechtzeitig vor dem Ende des Zugangs. Ein Abruf nach Deaktivierung des Zugangs ist nicht möglich; das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO bleibt unberührt.

9. Datenschutz

Wie wir personenbezogene Daten im Portal verarbeiten, ist in unseren Datenschutzhinweisen für das Portal beschrieben. Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sind wir; Ellenberger Service verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Datenschutzanfragen richten Sie an [Kontakt (E-Mail, Telefon)].

10. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen ändern, wenn dies wegen einer Änderung der Rechtslage, der Rechtsprechung oder des Funktionsumfangs des Portals erforderlich wird. Änderungen kündigen wir mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform oder im Portal an. Ist der Nutzer mit der Änderung nicht einverstanden, kann er die Deaktivierung seines Zugangs nach Ziffer 8.2 verlangen.
Diesen Text verwenden Sie in eigenem Namen gegenüber den Personen, die Sie in Ihr Portal einladen oder deren Daten Sie erheben. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind Sie, nicht Ellenberger Service. Ellenberger Service stellt das Muster ausschließlich als Arbeitshilfe bereit; es ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Die markierten Felder sind vor der Verwendung auszufüllen; streichen Sie, was auf Ihre Nutzung nicht zutrifft.

Datenschutzhinweise für Mietinteressenten

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Vermietungsverfahren ist:
[Name des Verantwortlichen]
[Anschrift]
[Kontakt (E-Mail, Telefon)]
Datenschutzbeauftragter: [Datenschutzbeauftragter, falls bestellt]

2. Technischer Betrieb

Wir verwalten das Vermietungsverfahren mit der Anwendung EstateOS. Betrieben wird sie von Ellenberger Service, Inhaber Marc Ellenberger, Wertheimer Str. 25, 74736 Hardheim, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unseren Weisungen. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter sind die IONOS Cloud GmbH, Montabaur, und die IONOS SE, Montabaur, sowie die Go2 Rental Apartments GmbH, Heilbronn. Die Verarbeitung Ihrer Daten findet in Deutschland statt; in der Anwendung selbst findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt. Ausnahmen bestehen für die Administration und Betriebsunterstützung der Plattform durch Ellenberger Service nach dem mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Welche Daten wir wann erheben

Wir erheben Ihre Daten in drei Stufen. Auf jeder Stufe erheben wir nur, was für diesen Verfahrensschritt erforderlich ist.

Stufe 1 — Anfrage und Besichtigung

Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage, Vereinbarung und Durchführung des Besichtigungstermins, Nachweis der Teilnahme.
Wir erheben: Vorname und Name, Anschrift sowie die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Bei Wohnungen mit Belegungsbindung zusätzlich die Angabe, ob ein Wohnberechtigungsschein vorliegt.
Zur Feststellung Ihrer Identität können wir uns beim Besichtigungstermin einen Ausweis vorlegen lassen und die Vorlage dokumentieren. Eine Kopie oder ein Scan des Ausweises wird nicht angefertigt und nicht gespeichert.
Angaben zu Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen erheben wir auf dieser Stufe nicht.

Stufe 2 — Erklärung, die Wohnung anmieten zu wollen

Zweck: Prüfung, ob ein Mietverhältnis mit Ihnen begründet werden kann; Auswahl unter den Interessenten.
Erst wenn Sie erklärt haben, die konkrete Wohnung anmieten zu wollen, erheben wir:

Stufe 3 — unmittelbar vor Vertragsschluss

Zweck: Absicherung der Angaben vor Abschluss des Mietvertrags.
Erst nachdem wir uns für Sie entschieden haben und unmittelbar vor der Unterzeichnung des Mietvertrags bitten wir um:
Wir holen keine Bonitätsauskunft über Sie ein. Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO, die Sie bei einer Auskunftei über sich selbst erhalten, verlangen wir nicht; sie ist für dieses Verfahren nicht vorzulegen. Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des vorherigen Vermieters verlangen wir nicht.

4. Rechtsgrundlagen

Für Stufe 1 ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die geordnete Durchführung von Besichtigungen und die Feststellung, wer die Wohnung besichtigt hat.
Ab Stufe 2 ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Ihrer Erklärung, die Wohnung anmieten zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis; die Erhebung dient der Vorbereitung des Mietvertrags.
Eine Einwilligung holen wir für diese Verarbeitungen nicht ein und stützen sie auch nicht darauf.
Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Was wir nicht erheben

Wir fragen nicht nach Familienstand, Staatsangehörigkeit, ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Mitgliedschaft in Parteien, Gewerkschaften oder Mietervereinen, Heiratsabsichten, Schwangerschaft oder Kinderwunsch, Vorstrafen und laufenden Ermittlungsverfahren, der Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses, den Gründen Ihrer monatlichen Belastungen sowie den Kontaktdaten früherer Vermieter. Angaben dieser Art benötigen wir nicht; bitte teilen Sie sie uns nicht mit.

6. Empfänger

Ihre Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die mit der Vermietung befassten Personen. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten an den Eigentümer der Wohnung weiter, soweit dieser über den Abschluss des Mietvertrags entscheidet. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt. Ausgenommen sind die in Abschnitt 2 genannten Auftragsverarbeiter sowie Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind.
Wir führen keine übergreifenden Listen auffälliger Interessenten und gleichen Ihre Angaben nicht mit anderen Datenbeständen ab.

7. Speicherdauer und Löschung

Kommt ein Mietvertrag mit Ihnen zustande, werden Ihre Daten Teil der Mietakte und nach den für das Mietverhältnis geltenden Fristen aufbewahrt.
Kommt kein Mietvertrag mit Ihnen zustande, löschen wir Ihre Daten, sobald wir sie nicht mehr benötigen — spätestens sechs Monate nach der Absage. Diese Frist berücksichtigt die Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen nach § 21 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Ist die Wohnung an eine andere Person vermietet und sind keine Ansprüche geltend gemacht worden, löschen wir früher.
Unterlagen, die Sie uns auf Stufe 3 vorgelegt haben, löschen oder vernichten wir, sobald die Entscheidung über den Vertragsschluss getroffen ist und keine Ansprüche mehr in Betracht kommen.

8. Auswahl und automatisierte Entscheidungen

Über die Auswahl und über jede Absage entscheidet eine Person bei uns nach inhaltlicher Prüfung Ihrer Angaben. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Vorsortierung eingehender Anfragen. Zur Vorbereitung dieser Entscheidung haben wir in der Anwendung eigene Kriterien festgelegt. Die Anwendung gleicht Ihre Angaben mit diesen Kriterien ab und zeigt uns das Ergebnis als Hinweis an. Der Abgleich läuft deterministisch, das heißt allein nach den von uns gesetzten Regeln; er verwendet kein Sprachmodell und keine Wahrscheinlichkeitsrechnung. Der Hinweis ist eine Arbeitshilfe für die mit der Vermietung befassten Personen. Er führt zu keiner Absage; die Anwendung versendet keine Absage selbsttätig, und über jede Absage entscheidet eine Person bei uns.
Eine automatisierte Bewertung Ihrer Kreditwürdigkeit oder Bonität nehmen wir nicht vor und lassen sie nicht vornehmen. Auch die KI-gestützten Funktionen der Anwendung erzeugen keine Punktzahl, keine Ampel und keine Rangfolge von Interessenten. Sie beschränken sich auf zwei Aufgaben: das Einordnen, Zusammenfassen und Vorbereiten von Nachrichten sowie das Vorschlagen und Abstimmen von Terminen, etwa für Besichtigungen. Auch dabei entscheidet über Inhalt und Versand jeder Nachricht eine Person bei uns.

9. Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne die Angaben der Stufen 1 bis 3 können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten, keinen Besichtigungstermin vereinbaren und keinen Mietvertrag mit Ihnen schließen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Gegen Verarbeitungen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an [Kontakt (E-Mail, Telefon)].
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Fassung 1.0 · Stand 2026-09-06
Prüfsumme des Quelltextes (SHA-256): 635d8528f6e3c7fd60133f1be1a2482ab8f85f4b80d7a47b153d5578d3c61d93
Diese Fassung ist maßgeblich für den unter ihr geschlossenen Vertrag.